Comunicación

8. Práctica 4:
comunicación escrita (escribir correos electrónicos y enviar información de forma profesional)

Como parte de los requerimientos para este entrenamiento, trabajarás con diferentes lecciones de práctica como ésta. Explora con detalle cada una de las partes que conforman la práctica y desplázate hacia abajo hasta terminarla.

Parte 1.
Perspectiva general

La tecnología a menudo hace que la comunicación escrita sea más conveniente, oportuna y, con frecuencia, menos formal que en el pasado, siendo el correo electrónico el medio de comunicación más popular. Sin embargo, ya que el correo electrónico con frecuencia es considerado como un medio informal, existen algunas pautas a seguir.

Por otra parte, mucha de la comunicación implica proporcionar y solicitar información a través de medios escritos, por ello es importante desarrollar fuertes habilidades de escritura. En el lugar de trabajo, es posible que te soliciten brindar información de varias maneras, tales como:

Parte 2.
Pautas para una comunicación efectiva por correo electrónico

Mira este video de “Reglas de etiqueta del correo electrónico” para escuchar a los profesionales en el lugar de trabajo sobre cómo (y cómo no) crear un correo electrónico profesional.

Estas pautas resumen los consejos de estos profesionales para una comunicación efectiva por correo electrónico.

Pauta 1.

Adécuate y respeta a tu audiencia

Cuando envíes un correo electrónico profesional, usa la ortografía y la gramática adecuadas y evita escribir TODO EN MAYÚSCULAS, signos de exclamación excesivos, lenguaje coloquial, uso innecesario de tecnicismos, acrónimos (como LOL) y emoticones. Usa un tono más formal con personas de autoridad o clientes.

Pauta 2.

Incluye una línea de asunto informativa

Crea una línea de asunto clara, profesional y específica para los destinatarios.

Pauta 3.

Incluye un saludo profesional y un cierre

Incluye un saludo y un cierre profesional, como "Estimada Sra. Solórzano" y "Atentamente, Beatriz López". Incluye en tu firma información de contacto.

Pauta 4.

Mantén el mensaje corto y claro

Las personas tienden a pasar por alto los correos electrónicos que son demasiado largos o complejos.

Pauta 5.

Decide cuidadosamente quién debe recibir tu correo electrónico

Sólo envía el correo a aquellos que necesitan ser incluidos para evitar sobrecargar las bandejas de entrada. Recuerda que los mensajes se pueden reenviar a cualquier persona sin tu conocimiento, así que escribe siempre tus correos electrónicos con cuidado y profesionalidad.

Pauta 6.

Responde de manera oportuna

Por lo general, es mejor responder dentro de las primeras 24 horas o menos (aunque la velocidad no debe comprometer la calidad, así que recuerda corregir).

Pauta 7.

Conoce los límites de la comunicación por correo electrónico

Si más de 3 o 4 correos electrónicos sobre un tema no resuelven un problema, cambia al teléfono o convoca a una breve reunión.

Parte 3.
Escribir correos electrónicos

Ahora que tienes un conjunto de pautas de correo electrónico, es hora de practicar y escribir breves correos electrónicos para los escenarios del lugar de trabajo.

Instrucciones

Haz clic en las fotos para leer cada escenario.

Escenario 1.
Julio César y el cliente importante

Escenario 2.
Daniela y la nota de agradecimiento

Escenario 3.
Katia y la fecha límite del proyecto

Parte 4.
Hazlo breve y simple

Es mejor mantener los correos electrónicos cortos y comenzar con la información más importante.

Luego, usa un formato de lista para permitir que los puntos a considerar sean claros y fáciles de encontrar y de comprender para el destinatario. Usa una lista numerada cuando sea útil para el lector saber la cantidad de tareas, acciones, personas o solicitudes en el correo electrónico.

Instrucciones

Lee el siguiente correo electrónico y responde las preguntas.

Parte 5.
¿Cuál prefieres?

Comencemos descubriendo qué tipo de comunicación preferirías recibir de un compañero de trabajo o gerente.

Instrucciones:

Lee cada par de ejemplos. Para cada uno, haz clic en el número que prefieras. Luego, haz clic en Siguiente cuando hayas terminado.

Parte 6.
Enviar información

Acabamos de discutir algunas pautas básicas para proporcionar instrucciones e información a otros. Deberían ser:

Claras y simples.
Corteses y respetuosas.
Libres de acrónimos, tecnicismos y errores.

Ahora veamos si puedes aplicar esas pautas.

Instrucciones:

Lee el escenario y luego responde las preguntas. Haz clic en Retroalimentación cuando hayas terminado.

Escenario:

Eduardo trabaja en una pequeña organización donde los empleados suelen realizar investigaciones en línea. Quiere dar a los nuevos empleados instrucciones breves por escrito sobre cómo determinar si una fuente de internet es confiable. Te entregó este borrador y te pidió que lo revisaras.

Instrucciones: Haz clic en el botón Borrador, revisalo y luego responde las preguntas que siguen.

Borrador

Preguntas

Retroalimentación

BORRADOR

Determina si el autor está calificado. Revisa y verifica si es una autoridad confiable, con conocimiento o credenciales para proporcionar información precisa.
Determina si la información se distribuye a través de una fuente respetable.
Determina si la fuente está sesgada. Los signos de sesgo incluyen lenguaje extremo o emocional, o argumentos unilaterales.

Verifica si la fuente está financiada o patrocinada por una organización con una agenda oculta, o revisa los sitios para asegurarte que sean sitios reales de noticias. Si existe un sesgo, no confíes en la fuente. Las editoriales y los blogs no son subjetivos.

PREGUNTAS

1. ¿Qué debes hacer para mejorar el borrador de Eduardo?

Eliminar los tecnicismos.

Corregir errores ortográficos y gramaticales.

Hacerlo más conciso.

Retroalimentación

2. Además de corregir errores ortográficos y gramaticales, ¿qué más puedes hacer para mejorar este borrador?

Proporcionar más detalles para aclarar su mensaje.

Hacer que el lenguaje sea cortés.

Quitar las viñetas.

Retroalimentación

Retroalimentación general

PREGUNTAS

Para determinar la confiabilidad de una fuente de internet:

¿Qué debes hacer para mejorar el borrador de Eduardo?

Inténtalo de nuevo. No hay tecnicismos en este borrador.

¡Es correcto! El borrador contiene una serie de errores.

No del todo. En todo caso, el borrador debe incluir más detalles.

Además de corregir errores ortográficos y gramaticales, ¿qué más puedes hacer para mejorar este borrador?

Esa es una buena elección. Eduardo necesita proporcionar más información para asegurarse de que su mensaje sea claro.

Inténtalo de nuevo. El lenguaje tal como está es cortés y respetuoso.

No del todo. Las viñetas y textos en negrita ayudan a los lectores a centrarse en los puntos clave.

Retroalimentación

Aquí hay un ejemplo de un borrador revisado que aplica las pautas para comunicarse de manera más profesional.

Para determinar la confiabilidad de una fuente de internet, haz lo siguiente:
Determina si el autor está calificado
Verifica si el autor es una autoridad confiable, con el conocimiento o las credenciales para proporcionar información precisa y bien razonada.
Determina si la información se distribuye a través de una fuente respetable.

Una fuente comercial ".com" está diseñada para promocionar o vender algo, por lo que no pasaría una prueba de confiabilidad. Si la información se encuentra basada en hechos en una fuente .gov o .edu, diseñada para proporcionar información precisa, es probable que sea confiable.
Algunos sitios de noticias se hacen pasar por reales, pero ofrecen noticias falsas. Los sitios de noticias reales documentan sus fuentes y presentan información objetiva.
Fuentes abiertas, como Wikipedia, pueden ser de la autoría conjunta de muchos usuarios, sin una verificación formal de confiabilidad, por lo tanto, evite usar estas fuentes.

Determina si la fuente está sesgada.
Los signos de sesgo incluyen lenguaje extremo o emocional, o argumentos unilaterales. Verifica si la fuente está financiada o patrocinada por una organización con otras intenciones. Verifica la fuente utilizando un sitio confiable y objetivo. Si existe un sesgo, no confíes en la fuente. Ten en cuenta que los editoriales y los blogs a menudo proporcionan puntos de vista subjetivos, en lugar de información neutral y objetiva.

Reiniciar

Parte 7.
Crear un argumento o posicionamiento coherente

Acabamos de discutir casos en los que te pueden pedir que proporciones instrucciones o información. También se te puede pedir que desarrolles un argumento o un posicionamiento coherente y lógico sobre un tema.

Por ejemplo, es posible que te soliciten proporcionar un documento que examine varias alternativas posibles que tu empresa podría tomar, y luego describas y defiendas la alternativa que crees que la empresa debería elegir. Avanza para conocer algunas pautas a seguir.

Parte 8.
Conclusión

Acabamos de examinar algunas habilidades de comunicación escrita para aplicar en el lugar de trabajo. Incluso si no tienes un trabajo en este momento, practicar tus habilidades de comunicación tiene sus recompensas. Los empleadores de hoy buscan contratar personas que puedan hablar y escribir de manera efectiva, por lo que dominar estas habilidades vuelve más atractivo tu perfil.

Considera algunas formas en las que el desarrollo de tus habilidades de comunicación escrita puede ayudarte más adelante.

Haz clic en cada botón para obtener más información.

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Nota: para continuar con el estudio del curso, regresa al índice y haz clic en la siguiente sección.

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Al enfocarte en desarrollar tus habilidades de comunicación escrita hoy, tienes más probabilidades de aplicarlas de manera efectiva en el trabajo mañana. Después de todo, la práctica hace al maestro.