8. Práctica 4:
comunicación escrita

(escribir correos electrónicos y enviar información de forma profesional)

Como parte de los requerimientos para conseguir el Distintivo, trabajarás con diferentes lecciones de práctica como ésta. Explora con detalle cada una de las partes que conforman la práctica y desplázate hacia abajo hasta terminarla.

Parte 1
Perspectiva general

La tecnología a menudo hace que la comunicación escrita sea más conveniente, oportuna y, con frecuencia, menos formal que en el pasado, siendo el correo electrónico el medio de comunicación más popular. Sin embargo, ya que el correo electrónico con frecuencia es considerado como un medio informal, existen algunas pautas a seguir.

Por otra parte, mucha de la comunicación implica proporcionar y solicitar información a través de medios escritos, por ello es importante desarrollar fuertes habilidades de escritura. En el lugar de trabajo, es posible que te soliciten brindar información de varias maneras, tales como:

Parte 2
Pautas para una comunicación efectiva por correo electrónico

Mira este video de “Reglas de etiqueta del correo electrónico” para escuchar a los profesionales en el lugar de trabajo sobre lo que es apropiado, y lo que no lo es, al redactar un correo electrónico.


Estas pautas resumen los consejos de estos profesionales para una comunicación efectiva por correo electrónico.


Pauta 1.
Adáptate y respeta a tu audiencia
Cuando envíes un correo electrónico profesional, usa la ortografía y la gramática adecuadas y evita escribir TODO EN MAYÚSCULAS, signos de exclamación excesivos, lenguaje coloquial, uso innecesario de tecnicismos, acrónimos (como LOL) y emoticones. Usa un tono más formal con personas de autoridad o clientes.
Pauta 2.
Incluye una línea de asunto informativa
Crea una línea de asunto clara, profesional y específica para los destinatarios.
Pauta 3.
Incluye un saludo profesional y un cierre
Emplea un saludo y un cierre profesional, como "Estimada Sra. Solórzano" y "Atentamente, Beatriz López". Incluye en la firma tu información de contacto.
Pauta 4.
Mantén el mensaje corto y claro
Las personas tienden a pasar por alto los correos electrónicos que son demasiado largos o complejos.
Pauta 5.
Decide cuidadosamente quién debe recibir tu correo electrónico
Sólo envía el correo a aquéllos que necesitan ser incluidos para evitar sobrecargar las bandejas de entrada. Recuerda que los mensajes se pueden reenviar a cualquier persona sin tu conocimiento, así que escribe siempre tus correos electrónicos con cuidado y profesionalidad.
Pauta 6.
Responde de manera oportuna
Por lo general, es mejor responder dentro de las primeras 24 horas o menos (aunque la velocidad no debe afectar la calidad, así que recuerda corregir).
Pauta 7.
Conoce los límites de la comunicación por correo electrónico
Si más de 3 o 4 correos electrónicos sobre un tema no resuelven un problema, cambia al teléfono o convoca a una breve reunión.

Parte 3
Escribir correos electrónicos

Ahora que tienes un conjunto de pautas sobre la comunicación vía correo electrónico, es hora de practicar y escribir breves correos electrónicos para los escenarios del lugar de trabajo.

Instrucciones

Haz clic en las fotos para leer cada escenario.

Escenario 1.
Julio César y el cliente importante

Escenario 2.
Daniela y la nota de agradecimiento

Escenario 3.
Katia y la fecha límite del proyecto

Parte 4
Hazlo breve y simple

Es mejor mantener los correos electrónicos cortos y comenzar con la información más importante.

Luego, usa un formato de lista para permitir que los puntos a considerar sean claros y fáciles de encontrar y de comprender para el destinatario. Usa una lista numerada cuando sea útil para el lector saber la cantidad de tareas, acciones, personas o solicitudes en el correo electrónico.

Instrucciones

Lee el siguiente correo electrónico y responde las preguntas.

Parte 5
¿Cuál prefieres?

Comencemos descubriendo qué tipo de comunicación preferirías recibir de un compañero de trabajo o gerente.

Instrucciones

Lee los siguientes ejemplos. En cada caso, haz clic en el que prefieras. Luego, da clic en Siguiente cuando hayas terminado.

Parte 6
Enviar información

Acabamos de discutir algunas pautas básicas para proporcionar instrucciones e información a otros. La información debe ser:

  1. Clara y simple.
  2. Respetuosa.
  3. Libre de acrónimos, tecnicismos y errores.

Ahora veamos si puedes aplicar esas pautas.

Instrucciones

Lee el escenario y luego responde las preguntas. Haz clic en Retroalimentación cuando hayas terminado.

Parte 7
Crear un argumento o posicionamiento coherente

Acabamos de discutir casos en los que te pueden pedir que proporciones instrucciones o información. También se te puede pedir que desarrolles un argumento o un posicionamiento coherente y lógico sobre un tema.

Por ejemplo, es posible que te soliciten proporcionar un documento que examine varias alternativas posibles que tu empresa podría tomar, y luego describas y defiendas la alternativa que crees que la empresa debería elegir. Avanza para conocer algunas pautas a seguir.

Parte 8
Conclusión

Acabamos de examinar algunas habilidades de comunicación escrita para aplicar en el lugar de trabajo. Incluso si no tienes un trabajo en este momento, practicar tus habilidades de comunicación tiene sus recompensas. Los empleadores de hoy buscan contratar personas que puedan hablar y escribir de manera efectiva, por lo que dominar estas habilidades vuelve más atractivo tu perfil.

Considera algunas formas en las que el desarrollo de tus habilidades de comunicación escrita puede ayudarte más adelante.

Haz clic en cada botón para obtener más información.

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